Reflektieren, lernen und verbessern
Immer dann, wenn eine Projektorganisation aufgelöst wird, ein Generationenwechsel in der Belegschaft ansteht, eine Aufgabe abgeschlossen wurde oder eine neue Struktur etabliert werden soll, stellen sich die Kernfragen:
• Was sind die Key-Learnings?
• Welche Maßnahmen sollten getroffen werden?
• Was darf künftig auf keinen Fall mehr passieren?
Endlos ließe sich die Liste fortführen und doch geht es immer um das Grundthema, gut funktionierendes und Bewährtes zu erhalten, Schwachstellen aufzudecken und sie in der Zukunft zu optimieren. Wenn das Tagesgeschäft die konstruktive Auseinandersetzung mit den Learnings verhindert, gehen wichtige Impulse für etwaige Optimierungen verloren und notwendige Erkenntnisse fließen nicht die Organisation ein.
Wissen sichtbar und bewertbar machen, die Unterstützung des Transfers von Experten- oder Prozess-relevantem Wissen, die Entwicklung von Organisationswissen und das Sichtbarmachen von implizitem Wissen – das ist der Nutzen eines Wissensmeetings. Im Semantischen Raum des Wissensmanagements nach Angelika Mittelmann verortet zwischen Organisationen, Kompetenzen und Wissensobjekten unterstützt das Wissensmeeting den Rückfluss von erworbenem Wissen in die Organisation.
Klare Rollenverteilung für beste Ergebnisse
Im Vergleich zu herkömmlichen Besprechungen unterscheiden sich die Aktivitäten innerhalb der gängigen Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung deutlich.
Ein elementarer Unterschied ist die Begleitung des Wissensmeetings durch einen Moderator, der die Prozesse zwischen den Teilnehmern steuert und zusätzlich einem Wissensreporter, dessen Aufgabe das Erkennen und Dokumentieren der Learnings ist.
Der Vorteil? Die Entlastung der anderen Meetingteilnehmer durch diese klare Rollenverteilung führt zu hochwertigeren Ergebnissen, weil sich jeder voll und ganz auf seine Aufgaben konzentrieren kann und nicht durch „Nebentätigkeiten“ abgelenkt ist.
Die Vorbereitung
Im Fokus der Vorbereitung steht das Ziel des Wissensmeetings – was sollen die Wissensthemen sein, welche kritischen Punkte gibt es, wie wird das Ergebnis in die Zukunft transferiert.
Ist das Ziel mit dem Auftraggeber abgestimmt, werden nachfolgend die Teilnehmer des Wissensmeetings bestimmt. Die Teilnehmer sind einerseits diejenigen Fachleute und Spezialisten, die Wissensträger sind und anderseits die Personen, die sich das Wissen künftig für ihre Herausforderungen zu eigen machen möchten.
Der aktive Teilnehmerkreis darf nicht zu klein gewählt werden, sollte aber nicht mehr als 9 Personen umfassen, passive Zuhörer ausgenommen.
In der Vorbereitung formulieren die Wissensnehmer ihre Fragen an den oder die Wissensträger. Der Moderator sammelt und sichtet diese zur Vorbereitung des Meetings.
Die Durchführung
Nach Eröffnung und Erläuterung des Ablaufs und der Zielsetzung durch den Moderator beginnt die Kurzeinführung der Experten in ihre Themengebiete. Dies ist kein zwingender Bestandteil, kann aber den Zugang zur Thematik erleichtern.
Kern des nun beginnenden und maximal 2 Stunden dauernden Wissensmeetings bilden die an die Experten zu stellenden Fragen. Die Aufgabe des Moderators liegt in der Steuerung der Wortmeldungen. Der Moderator trägt ebenso die Verantwortung für Zielorientierung und Zeitrahmen.
Die Kernaussagen werden durch den Wissensreporter dokumentiert. Diese Dokumentation kann durch schriftliche oder Videoaufzeichnung erfolgen und gliedert sich nach den Wissensthemen.
In der nun folgenden Zusammenfassung der Ergebnisse können offene Punkte durch Verständnisfragen geklärt werden.
Die Nachbereitung
Ohne Übernahme des Wissens in die Organisation wäre der Prozess nicht zielführend, deshalb ist dieser wichtige Schritt unbedingt im Rahmen des vereinbarten Zeitfensters umzusetzen. Alle relevanten Dokumente und visuellen Aufzeichnungen werden an Teilnehmer und Experten übergeben, damit diese die Inhalte mit Praxiserfahrungen ergänzen können.
Die Ergebnisse des Wissensmeetings finden in Form von Maßnahmen oder Ideen ihren Weg in die Praxis.
Der Moderator als Schlüsselperson
Wie jede Methode hat auch das Wissensmeeting seine Grenzen. Diese liegen hier eindeutig in psychodynamischen Herausforderungen.
Vorausgesetzt, dass alle Wissensgeber die notwendige Offenheit mitbringen und das entsprechende organisationale Kapazitäten hinsichtlich der Umsetzung vorhanden sind, bedarf die Moderation des Prozesses einer besonderen Kompetenz. Der Moderator muss während des Prozesses jederzeit in der Lage sein, Ängste und Antipathien zu spüren und aufzufangen und trotzdem die Fachebene im Fokus zu halten. Diese Gratwanderung und das Halten des entsprechenden Raumes bedarf Erfahrung und Kompetenz, damit steht und fällt der Prozess.
