Wissensmanagement und Agilität – eine notwendige Verknüpfung
Schnelllebige Zeiten, die Komplexität der Weltmärkte und die fortschreitende Digitalisierung erfordern flexible Unternehmen in denen rasche Entscheidungen und Reaktionen notwendig sind, um den Anforderungen gerecht zu werden. Das Stichwort lautet Agilität. Klassische Managementsysteme arbeiten mit festgelegten Strategien, Strukturen und Prozessen. Das funktioniert immer dann, wenn Entwicklungen berechenbar sind. Das Management setzt klare Ziele, und die Mitarbeiter setzen die festgelegte Vorgehensweise um. Was aber, wenn sich verändernde Herausforderungen zu bewältigen sind? Dann ist die Fähigkeit erforderlich, Arbeitsweisen an die tatsächlichen und dann herrschenden Gegebenheiten anzupassen und bei aller Dynamik nicht die notwendige Stabilität aus den Augen zu verlieren. Wissensmanagement und Agilität ist gefragt!
Auf dem Weg zu Agilität
Wie entwickeln Unternehmen Agilität und dynamische Fähigkeiten, also die Fähigkeiten, sich durch gezielte und stetige Weiterentwicklung ihre organisationalen Ressourcen, Kompetenzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und auszubauen?
Im ersten Schritt ist es notwendig, Chancen und Bedrohungen zu identifizieren und wahrzunehmen. Dazu werden die Sichtweisen der Mitarbeitenden zusammengeführt und basierend auf dem gemeinsamen Blick aller Beteiligten aktiv nach neuen Handlungsoptionen gesucht. Mit Offenheit und Lernfähigkeit gilt es, starre Sichtweisen aufzugeben und den Blick für Neues zu öffnen.
Chancen, die sich ergeben, zu ergreifen und im Rahmen neuer Produkte, Prozesse und Leistungen umzusetzen ist der zweite notwendige Schritt. Um Wachstumschancen effektiv zu nutzen, werden im Modell der dynamischen Fähigkeiten nach Teece folgende Grundlagen definiert:
- Das gekonnte Zusammenspiel verschiedener Unternehmensfunktionen und die daraus gewonnene Kompetenz, tragfähige Lösungen oder Businessmodelle zu entwickeln.
- Die Abgrenzung von Aktivitäten untereinander um, statt gegenseitiger Behinderungen und Beeinflussungen, innovative Lösungen zu ermöglichen und dennoch Synergieeffekte zu erzielen und die Effizienz zu steigern.
- Die Anpassung der Entscheidungsprozesse hin zu durchgängigen Prozessketten die die Entscheidung über bspw. Investitionen nicht behindern.
- Die Motivation der Mitarbeiter und Beteiligten durch gute Führung, das Schaffen von Freiräumen und die Steigerung der Mitarbeiterloyalität.
Der dritte Schritt „Bewältigen und Transformieren“ bezeichnet die organisationale Fähigkeit, Systeme und Prozesse zu entwickeln, die das Unternehmen neu strukturieren und damit die Kooperationsfähigkeit verbessern und die Kompetenzentwicklung vorantreiben.
Wissensmanagement – Baustein auf dem Weg zum agilen Unternehmen
Wissensmanagement unterstützt die erforderliche, schnelle Reaktionsfähigkeit von Unternehmen und die Problemlösungskompetenz. Gleichzeitig trägt es aber auch dazu bei, die künftig benötigten Kompetenzen zu entwickeln. Damit hat es sowohl eine stabilisierende als auch eine agile, dynamisierende Funktion.
Stabilisierend, weil strukturiertes Wissensmanagement auf Erfahrungen basiert, Prozesse dokumentiert, den Wissenstransfer im Rahmen von Verantwortlichen-Wechsel sicherstellt und dazu dient „best practise“ Erfahrungen auszutauschen.
Die agile Komponente des Wissensmanagements besteht im Teilen von implizitem Wissen, der Entwicklung einer hohen Lernfähigkeit, der Möglichkeit Wissen ad-hoc verfügbar zu machen und nicht zuletzt darin, „next practises“ zu entwickeln.
Hohe Kunst ist es, Wissensmanagement so aufzubauen und zu nutzen, dass es dynamisch bleibt und sich nicht in unüberschaubaren und aufwändigen Dokumentationen, Prozessen und Tools verliert.
Unstrukturiert in die Umsetzung gebracht, birgt Wissensmanagement die Gefahr, seinen Nutzen durch nicht händelbaren Aufwand zu verlieren und dadurch nicht zielführend zu sein.
Agiles Wissensmanagement unterstützt durch das 3 Sphären-Modell
Effektive Hilfestellung bietet hier, neben einer professionellen Unterstützung, das 3 Sphären-Modell von Pavel Kraus.
Besonders hilfreich ist das 3 Sphären-Model in der entscheidenden Phase von Wissensmanagement, nämlich bei dessen Einführung. Die Gefahr sich in der Vielzahl von Techniken und Methoden zu verlieren, wird durch die Anwendung des Modells minimiert, denn es zeigt die Beziehung zwischen Zeit und Wissen und darin eingebettet die Sphären Wissen, Aktion und Information.
Mit Hilfe des Models lassen sich die für die Zielstellung passenden Techniken und Werkzeuge identifizieren. Denn so agil, wie Unternehmen sein sollten, sollte auch das Wissensmanagement konzentriert auf das Wesentliche, die Wertschöpfung, agieren. Agiles Wissensmanagement steht für:
- die Konzentration auf erfolgskritisches Wissen und die Entwicklung weniger, aber erfolgskritischer Kompetenzen
- die Entwicklung, zur Verfügungstellung und Nutzung von Instrumenten die in der Breite wirken, ohne eine zentrale Intervention notwendig zu machen
- die lernende Belegschaft, die selbst und individuell lernt und geschäftsnahes und effektives Kompetenzmanagement organisiert