Kanban – durch visualisierte Prozesse zu mehr Effizienz

von | NewWork

Kanban ist ein visuelles System zur Verwaltung der Arbeit, während sie sich durch einen Prozess bewegt. Es gilt als eines der am einfachsten und am schnellsten umsetzbaren Prozesse des agilen Projektmanagements.

Kanban visualisiert sowohl den Prozess (den Workflow) als auch die tatsächliche Arbeit, die diesen Prozess durchläuft. Das Ziel von Kanban ist es, potenzielle Engpässe im Prozess zu identifizieren und zu beheben, damit die Arbeit kostengünstig, mit optimaler Geschwindigkeit und einem optimalem Durchlauf stattfinden kann.

 

Was bedeutet Kanban?

 

Kanban, auch auf Japanisch „kamban“, bedeutet „Anschlagtafel“ („Bezeichungsschild“ auf Chinesisch), was die „verfügbare Kapazität (zum Arbeiten)“ kennzeichnet. Kanban ist ein Konzept im Zusammenhang mit der Lean und Just-in-time (JIT) Produktion, wo es als Planungssystem verwendet wird, welches zeigt, was, wann und wie viel produziert werden soll. 

 

Die Geschichte von Kanban

 

Es begann alles in den frühen 1940er Jahren. Das erste Kanban-System wurde von Taiichi Ohno (Wirtschaftsingenieur und Kaufmann) für Toyota Automotive in Japan entwickelt. Es wurde als einfaches Planungssystem konzipiert, dessen Ziel es war, Arbeits- und Lagerbestände in jeder Produktionsstufe optimal zu steuern und zu verwalten.

 

Ein wesentlicher Grund für die Entwicklung von Kanban war die unzureichende Produktivität und Effizienz von Toyota im Vergleich zu seinen amerikanischen Automobilkonkurrenten. Mit Kanban erreichte Toyota ein flexibles und effizientes Just-in-time-Produktionssteuerungssystem, das die Produktivität steigerte und gleichzeitig kostenintensive Bestände an Rohstoffen, Halbfabrikaten und Fertigprodukten reduzierte.

 

Ein Kanban-System steuert die gesamte Wertschöpfungskette vom Lieferanten bis zum Endverbraucher optimal. Auf diese Weise trägt es dazu bei, Lieferunterbrechungen und Überbestände von Waren in verschiedenen Phasen des Herstellungsprozesses zu vermeiden. Kanban erfordert eine kontinuierliche Überwachung des Prozesses. Besondere Aufmerksamkeit muss der Vermeidung von Engpässen gewidmet werden, die den Produktionsprozess verlangsamen könnten. Ziel ist es, einen höheren Durchlauf bei gleichzeitig kürzeren Lieferzeiten zu erreichen. Im Laufe der Zeit hat sich Kanban in einer Vielzahl von Produktionssystemen zu einem effizienten Prozess entwickelt.

 

Was ist die Kanban-Methode?

 

Während Kanban von Taiichi Ohno in der Fertigungsindustrie eingeführt wurde, war es David J. Anderson, der das Konzept im Jahr 2004 als erster auf IT, Softwareentwicklung und Wissensarbeit im Allgemeinen anwandte. David baute auf den Arbeiten von Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker und anderen auf, um die Kanban-Methode mit Konzepten wie Pull-Systemen, Warteschlangentheorie und Flow zu definieren. Sein erstes Buch über Kanban „Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business“, veröffentlicht 2010, ist die umfassendste Definition der Kanban-Methode für die Wissensarbeit.

 

Kanban Grundsätze & Praktiken

 

Die Kanban-Methode folgt einer Reihe von Prinzipien und Praktiken zur Verwaltung und Verbesserung des Arbeitsablaufs. Es ist eine evolutionäre, nicht disruptive Methode, die eine schrittweise Verbesserung der Prozesse eines Unternehmens fördert. Wenn diese Prinzipien und Praktiken befolgt werden, kann Kanban erfolgreich genutzt werden, um den Nutzen für Geschäftsprozesse zu maximieren – Verbesserung des Ablaufs, Verkürzung der Durchlaufzeit, Steigerung des Wertes auf Blick des Kunden, bessere Zukunftsprognosen- alles Faktoren, die für jedes Unternehmen heute entscheidend sind.

 

Die vier Grundprinzipien der Kanban-Methode werden im Folgenden vorgestellt:

 

Grundlegende Prinzipien

 

Beginne mit dem, was du jetzt tust: 

Die Kanban-Methode legt großen Wert darauf, keine Änderungen am bestehenden Setup/Prozess vorzunehmen. Kanban muss direkt auf den aktuellen Workflow angewendet werden. Alle erforderlichen Änderungen können schrittweise über einen längeren Zeitraum in einem Tempo erfolgen, mit dem das Team vertraut ist.

 

Zustimmen, schrittweise, evolutionäre Veränderungen zu verfolgen: 

Kanban ermutigt, kleine schrittweise Änderungen vorzunehmen anstelle von radikalen Änderungen, die zu Widerstand innerhalb des Teams und der Organisation führen könnten.

 

Respekt der aktuellen Rollen, Verantwortlichkeiten und Job-Titel: 

Im Gegensatz zu anderen Methoden erzwingt Kanban keine organisatorischen Änderungen. Es ist also nicht notwendig, Änderungen an bestehenden Rollen und Funktionen vorzunehmen, die möglicherweise gut funktionieren. Das Team wird gemeinsam alle erforderlichen Änderungen identifizieren und umsetzen. Diese drei Prinzipien helfen den Unternehmen, den typischen emotionalen Widerstand und die Angst vor Veränderungen zu überwinden, die normalerweise jede Veränderungsinitiative in einem Unternehmen begleiten.

 

Förderung von Führungshandlungen auf allen Ebenen: 

Kanban fördert die kontinuierliche Verbesserung auf allen Ebenen des Unternehmens und sagt, dass Führungshandlungen nicht nur von Führungskräften ausgehen müssen. Mitarbeiter auf allen Ebenen können Ideen einbringen und Führungsstärke zeigen, um Veränderungen umzusetzen und Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich verbessern.

 

Wie funktioniert Kanban? – Das Konzept

 

Kanban ist ein unterbrechungsfreies evolutionäres Change Management System. Das bedeutet, dass der bestehende Prozess in kleinen Schritten verbessert wird. Durch die Implementierung vieler kleinerer (und nicht großer) Änderungen wird das Risiko für das Gesamtsystem reduziert. Der evolutionäre Ansatz von Kanban führt zu geringem oder keinem Widerstand im Team und den beteiligten Interessengruppen.

 

Der erste Schritt bei der Einführung von Kanban ist die Visualisierung des Workflows. Dies geschieht in Form einer Kanbantafel, die aus einem einfachen Whiteboard und Haftnotizen oder Karten besteht. Jede Karte auf dem Brett stellt eine Aufgabe dar.

In einem klassischen Kanban-Board-Modell gibt es drei Säulen, wie im Bild oben gezeigt:

 

„To Do“ – zu tun:  In dieser Spalte sind die Aufgaben aufgelistet, die noch nicht gestartet sind. 

In Progress – „in Bearbeitung“: Besteht aus den Aufgaben, die gerade ausgeführt werden.

Done – „Erledigt“: Besteht aus den Aufgaben, die erledigt wurden.

 

Allein diese einfache Visualisierung führt zu viel Transparenz über die Verteilung der Arbeit sowie eventuell vorhandene Engpässe. 

 

Das Konzept von FLOW

 

Im Mittelpunkt von Kanban steht das Konzept des „Flow“. Das bedeutet, dass die Karten so gleichmäßig wie möglich durch das System fließen sollen, ohne lange Wartezeiten oder Blockaden. Alles, was den Fluss behindert, sollte kritisch hinterfragt werden. Kanban hat verschiedene Techniken, Metriken und Modelle und wenn diese konsequent angewendet werden, kann dies zu einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung führen.

 

Das Konzept von Flow ist entscheidend und durch die Messung von Flow-Metriken und deren Verbesserung kann z.B. die Geschwindigkeit von Lieferprozessen drastisch verbessert werden, während gleichzeitig die Durchlaufzeit verkürzt wird und die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen verbessert wird. 

 

Beispiele für Kanban-Systeme

 

Der Vorteil von Kanban liegt in seiner Einfachheit. Bei Kanban geht es jedoch nicht nur darum, einen Prozess auf einem White Board (oder einer elektronischen Tafel) zu visualisieren und mit Post-its oder elektronischen Karten zu arbeiten. Wie man oben sehen kann, ist es viel mehr als das. Man kann enorm von der Umsetzung profitieren, wenn man alle Grundsätze und Praktiken methodisch anwendet.

 

Die aktuellen Trends aus aller Welt zeigen, dass Kanban immer beliebter wird und in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt wird. Angefangen bei kleinen Agenturen und Start-ups bis hin zu traditionellen Organisationen jeder Größe.

 

Vorteile der Nutzung des Kanban-Systems

 

Bessere Sichtbarkeit der Prozesse 

Die Visualisierung ist eine wichtige Kanban-Praxis und das bekannteste Merkmal des Verfahrens ist die Kanbantafel. Jedes Projekt hat einen Rückstau an Aufgaben zu bewältigen. Mit der Kanbantafel kann jeder sofort sehen, wie sich die Aufgaben durch den Prozess bewegen. Die Einfachheit der visuellen Darstellung ermöglicht es, Engpässe während des Prozesses leicht zu erkennen.

 

Effizienzsteigerung

Jeder Produkt- bzw. Projektmanager wünscht sich, dass er mehr erreichen kann. Zusätzliche Ressourcen bei einem Problem anzufordern, ist eine mögliche Lösung, wenn es das Budget es noch zu lässt. Aber was wäre, wenn man mehr aus dem machen könnte, was man bereits hat? Der offensichtlichste Vorteil des Einsatzes von Kanban ist die verbesserte Flow-Effizienz, die kurz nach der Implementierung der Methode im Unternehmen eintritt.

 

Erhöhte Produktivität

Eine verbesserte Effizienz führt natürlich zum nächsten Kanban-Vorteil, nämlich zur Steigerung der Produktivität. Kanban steigert die Produktivität, indem es den Fokus vom Arbeitsbeginn auf die Endbearbeitung verlagert.

Im Kanban sind die Durchlaufzeit und der Durchlauf die wichtigsten Produktivitätskennzahlen. Die Durchlaufzeit misst, wie lange es dauert, bis eine Aufgabe den Prozess durchläuft. Der Durchlauf misst, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt werden. Die Verfolgung der Durchlaufzeit und des Durchlaufs zeigt kontinuierlich, wie sich die Produktivität im Laufe der Zeit verändert. Je schneller sich die Aufgaben durch den Prozess bewegen können, desto mehr Aufgaben können erledigt werden. 

 

Vermeidung von Teamüberlastung

Traditionelle Managementmethoden basieren auf der Planung im Voraus und der Übertragung der Arbeit an das Team. Dies führt dazu, dass Teams mit mehr Arbeit zu kämpfen haben, als ihnen Kapazität zur Verfügung steht. Kanban schlägt die Implementierung eines Pull-Systems vor – das Team zieht Aufgaben nur dann in den Workflow, wenn es dazu in der Lage ist.

Flexibilität

Für viele Unternehmen wird das Streben nach geschäftlicher Agilität durch den Bedarf an Flexibilität bestimmt. Gerade für junge Unternehmen ist die Freiheit, schnell und entschlossen auf die Bedürfnisse ihrer Kunden und Wettbewerber zu reagieren, eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiches Wachstum.

Indem sich Unternehmen oder Abteilungen für eine Richtung mit einer Kanban-Roadmap entscheiden, anstatt sich auf einen starren allgemeinen Projektplan zu verlassen, können Prioritäten basierend auf Veränderungen im Markt neu bewertet werden. Die Kanban-Methode schlägt einen Ansatz des Backlog-Managements vor, der Teams dabei unterstützt, sich selbst zu managen und gleichzeitig Transparenz und Konsistenz in den Entscheidungsprozess zu bringen.

In einem sich ständig verändernden Markt müssen Geschäftsprozesse flexibel sein. Eine schnelle Reaktion auf die Nachfrage ist ebenso wichtig wie die Reaktion auf Marktveränderungen. Der Einsatz von Kanban gibt Flexibilität um sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

 

Verbesserte Unternehmenskultur

Eine enge Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Managern, Stakeholdern und Kunden führt zu einer verbesserten Moral und einer integrativen Unternehmenskultur. Die Meinung aller ist wichtig und wertvoll.

Unabhängigkeit und Eigeninitiative werden gefördert, so dass die Teammitglieder ihre Kreativität und Talente entfalten können. Eine Arbeitskultur, in der sich die gesamte Belegschaft auf die kontinuierliche Verbesserung von Qualität, Produktivität und Kundenzufriedenheit konzentriert, wird als Kaizen-Kultur bezeichnet.

 

Sarah Schneider
Mit ihrer Erfahrung unterstützt sie Unternehmen in den Bereichen Social Media, Projektmanagement und Backoffice. Ein kreativer Kopf und eine helfende Hand für Unternehmer.