Lessons Learned – Wissen und Lernen aus erlebtem Handeln
Wieder einmal blättern wir im „Werkzeugkasten Wissensmanagement“ von Angelika Mittelmann und widmen uns einer relativ weitläufig bekannten Methode – dem Lessons Learned Prozess.
Dem projekterfahrenen Leser ist Lessons Learned mit Sicherheit ein Begriff, ist genau dieser Prozessschritt doch wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Projektarbeit. Davon ausgehend, dass im Rahmen der Projektumsetzung sowohl Positive als auch negative Erfahrungen gesammelt werden, beschreibt Lessons Learned die aus dem Vorgehen gewonnenen Erkenntnisse, Optimierungsmöglichkeiten oder Risiken, und verdichtet sowie dokumentiert diese in geeigneter Art und Weise. So kann im Rahmen nächster Projekte genau auf diesem Wissen aufgebaut werden.
Im Grunde beschreibt Lessons Learned eine Lernschleife im Rahmen derer, neue und erfolgsrelevante Erfahrungen systematisch gesammelt und in Handlungen integriert werden. Gemäß der Leitfrage: „Was würden wir jetzt anders machen, wenn wir noch einmal von vorn beginnen würden?“ ist das Ziel, effektiver und effizienter mit den Herausforderungen umzugehen.
Im „Werkzeugkasten Wissensmanagement“ verortet im Cluster organisationales Lernen besitzen die Entitäten Organisation, Prozess und Kompetenz einen zentralen Stellenwert im Lessons Learned Prozess.
Lessons Learned in der Praxis
Um die Methode zielführend anwenden zu können, ist eine Abfolge von vier Prozessschritten zu empfehlen.
Nachdem in einem ersten Schritt Erfahrungen identifiziert sind, werden diese aufbereitet, es werden Maßnahmen definiert und in einem vierten Schritt wird das Gelernte in die Organisation integriert.
Schritt 1 – Erfahrungen identifizieren
Nach der Auswahl des Untersuchungstandes mit den gravierendsten Abweichungen zwischen geplantem oder erwartetem Verlauf und tatsächlichem Vorgehen und Ergebnis werden sowohl positive als auch negative Ereignisse betrachtet. Die beteiligten Schlüsselpersonen identifizieren diese gemeinsam mit dem Management.
Positive Abweichungen dienen in der Folge als best practise, wohingegen aus negativen Vorschlägen das erarbeitet werden, was künftig vermieden werden soll.
Gut anwendbare Erhebungsmethoden können bspw. strukturierte Einzel- oder Gruppeninterviews, Storytelling (Link einfügen) und Manöverkritiksitzungen sein. Ein Moderator kann jeweils hilfreich sein, um die Lehren für die Zukunft herauszufinden. Mögliche Fragestellungen im Prozess der Identifikation können sein:
- Was waren Bedingungen oder Faktoren, die dem Projekt förderlich waren, wie wurden diese genutzt?
- Was lief nicht gut? Was kann optimiert werden?
- Wenn es künftig eine ähnlich gelagerte Fragestellung gibt, worauf sollte geachtet werden?
- Welche Vorgehensweise wäre im Rückblick effektiver und effizienter gewesen?
- Wie wurden Entscheidungen gefällt und was hat sich dabei bewährt?
- Wie wurden Probleme und Entscheidungen eskaliert?
- Was waren die Ursachen für Fehler?
Schritt 2 – Erfahrungen aufbereiten
Im nächsten Schritt geht es darum, die Wiederverwendung der gewonnenen Erkenntnisse sicherzustellen und durch geeignete Aufbereitung deren künftige Wiederverwendung zu fördern.
Als Maßgabe gilt: Kurze und knappe Beschreibung aber ohne Verzicht auf die wesentlichsten Aussagen
Im Rahmen der Aufbereitung sollte sich der Beschreibung von Gesamtsituation und Rahmenbedingungen die Beschreibung des Kernthemas, also dessen, was wieder so durchgeführt werden kann und dessen, was unbedingt vermieden werden sollte, anschließen. Allgemeine Empfehlungen ergänzen die Aufbereitung.
Schritt 3 – Setzen von Maßnahmen
In Schritt 3 analysiert das Management die in der Aufbereitung enthaltenen Aussagen und spiegelt diese mit den in der Praxis angewandten Prozessen und Vorgehensweisen. Im Vergleich erschließt sich so eine Aussage, was künftig auf optimierte Art und Weise zu handhaben ist, ggf. können Sofortmaßnahmen umgesetzt werden.
Schritt 4 Die Integration des Gelernten
Um den Erfolg der definierten Maßnahmen zu prüfen, werden nach geeigneter Zeit Prüfungen durchgeführt, im Rahmen derer die Wirksamkeit der Maßnahmen geprüft wird. Sollte der Erfolg messbar und nachhaltig sein, wird das veränderte Vorgehen in Prozessbeschreibungen, Verfahrensvorschriften oder Arbeitsanweisungen integriert. Das organisationale Lernen wird dabei z.B. durch entsprechende Trainings begleitet.
Was braucht es noch?
Aus Erfahrungen zu Lernen bedeutet nicht zuletzt sich die Zeit nehmen zu können, Erlebtes und Erfahrenes zu reflektieren. Unbedingt sollten für diesen Prozess Ressourcen eingeplant werden, denn Reflektion erfordert ein bewusstes Auseinandersetzen und Durchdenken, was durchaus Zeit in Anspruch nimmt.
Eine gute Dokumentation ersetzt nicht den Transfer in die Organisation. Es genügt nicht, wenn die Lessons Learned Ergebnisse innerhalb eines Teams geteilt werden aber diejenigen, für die diese ebenfalls Relevanz hätten, vernachlässigt oder möglicherweise übergangen werden.
Aus Fehlern zu Lernen – ein hohes Kulturgut und weitere Voraussetzung für einen erfolgreichen Lessons Learned Prozess. Fehlertoleranz und Offenheit sind die Basis für einen optimalen Lernprozess.
