Werkzeugkasten Wissensmanagement
Dass Wissensmanagement mehr ist, als blosser Selbstzweck sollte heutzutage in den Organisationen angekommen sein. Egal, ob es sich um informelle Pausenbesprechungen, das Teilen von Informationen via EMail, Projektmeetings, die Verwendung eines firmeneigenen Intranets oder der Nutzung von gemeinsamen Laufwerken handelt – Wissensmanagement-Werkzeuge werden, wenn vielleicht auch nicht wissentlich, in fast jeder Organisation eingesetzt und die generelle Notwendigkeit des Wissensaustausches ist zumindest in den meisten Köpfen verankert. Wie nachhaltig und erfolgreich der Austausch passiert, ist nicht zuletzt eine Frage der verwendeten Methoden des Wissensmanagements.
In meiner beruflichen Praxis arbeite ich mit den unterschiedlichsten Methoden, von denen aber nicht jede für jede Zielstellung passend ist. Wie nun also die erfolgreichste und für die jeweiligen Bedürfnissen passendste Methode finden?
Nachhaltiges Wissensmanagement – Eine Frage der Methodik
Eine gute Orientierung und hilfreiches Mittel die richtige Wahl hinsichtlich der passenden Methodik zur Wissensvermittlung zu treffen, ist das Modell des Semantischen Raums des Wissensmanagements von Angelika Mittelmann.
Sie ordnet die einzelnen Methoden innerhalb des Wissensmanagements 4 sogenannten Clustern zu. Die Methoden wiederum werden jeweils anhand von Entitäten näher spezifiziert. Diese bilden den semantischen Raum des Wissensmanagements. Unter Entität ist ein eindeutig zu bestimmendes Objekt zu verstehen, anhand dessen Informationen gespeichert oder bearbeitet werden. Die Entitäten charakterisieren damit also die anzuwendende Methode. Dabei sind einer Methode meist 3 Entitäten zugeordnet.
Wissensmanagement als Werkzeugkasten – Die Cluster und ihre Entitäten
Mittelmann bezeichnet diese Systematik auch als „Werkzeugkasten“, aus welchem sich schnell und sicher die geeignete Methodik des Wissensmanagements finden lässt.
Die Bezeichnung Werkzeugkasten ist durchaus treffend, denn ein Bauherr hat eine vergleichbare Vorgehensweise. Er überlegt sich im Vorfeld, was er fertigen möchte, legt sozusagen sein Cluster fest, überlegt sich dann, was er dazu benötigt, sprich welche Entitäten eine Rolle spielen und legt im nächsten Schritt fest, mit welcher Methode er sein Projekt umsetzt.
Die 4 Cluster, denen die unterschiedlichen Methoden zugeordnet sind, stellen in diesem Kontext die zu erreichenden Wissensmanagement-Ziele bzw. Schwerpunkte dar. Das können sein:
- Entwicklung der eigenen Kompetenzen
- Entfaltung organisationalen Lernens
- Beziehungsmanagement und Wissenskommunikation
- Wissensstrukturierung und Wissensbestandsmanagement
Die den Clustern zugeordneten 9 Entitäten stehen in Relation zu ihrer Bedeutung in einem speziellen Verhältnis zueinander. Hierzu wird verwiesen auf die einschlägige Literatur wie bspw. „Werkzeugkasten Wissensmanagement“ (Mittelmann).
Hier soll anhand des Modells des Semantischen Raums nur die Herangehensweise bei der Methodenauswahl im Wissensmanagement veranschaulicht werden.
Die Cluster und ihre Entitäten
Die Entität Wissensträger (Wt) umschreibt alle Personen deren gesammelte Erfahrungen und deren Wissen für andere hilfreich und wertvoll sein können. Wissensträger stellen, als Voraussetzung für Wissensmanagement, ihre Kompetenzen zur Verfügung. Sie sind Organisationen angegliedert und führen in deren Auftrag Prozesse aus.
Im grösseren Kontext betrachtet, besitzen auch Organisationen (Or) durch die in ihrem Gefüge tätigen Menschen Kompetenzen. Um ihren Geschäftszweck zu erfüllen, betreiben sie Prozesse, die „Wissensträger“ ausführen. Die zweite Entität lautet daher „Organisation“.
Ein Wissensträger oder eine Organisation besitzt Kompetenzen (Ko), also Fähigkeiten, Fertigkeiten, Wissen und Erfahrungen. Man beachte, dass im Sinne von Wissensmanagement mit Kompetenzen keine Befugnisse oder Zuständigkeiten gemeint.
Die innerhalb eines Unternehmens angewandten Arbeitsabläufe zum Erreichen des Unternehmenszweckes werden mit der Entität Prozesse (Pr) umschrieben.
Beziehungen (Bz), als Spezialform der Entität „Relationen“, umfassen die sozialen Bindungen zwischen Wissensträgern.
Um Wissensgebiete zu strukturieren und Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Entitäten aufzuzeigen dient die Entität Relationen (Rl). Relationen beschreiben dabei auch die Zusammenhänge zwischen den Entitäten „Wissensgebiete“ und „Kategorien“.
Wissensgebiete (Wg) oder auch Wissensbereiche oder Wissensdomänen, umfassen Themen, Begriffe oder auch „Kategorien“ klar unterscheidbarer Fachbereiche.
Kategorien (Ka) sind also die nächstkleinere Einheit. Beispielsweise umfasst das Wissensgebiet Human Ressources u.a die Kategorien Personaladministration und Personalentwicklung. Diese Grundbegriffe eines Wissensgebietes können klar voneinander abgegrenzt werden.
Wissensobjekte (Wo), im Beispiel u.a. SAP, als weitere Entität, dienen zur Sammlung von Wissen und Erfahrungen.
Die Entität Orte (Ot) beschreibt physische und virtuelle Orte, wie bspw. einen Server, im Sinne des Wissensmanagements.
Methodenauswahl in der Praxis – ein Beispiel
Am praktischen Beispiel der Einstellung eines Personalreferenten zur Verstärkung eines bestehenden Teams soll die Methodenauswahl verdeutlicht werden.
Bei der Neuaufnahme einer Tätigkeit geht es zumeist um die Entwicklung von Fähigkeiten und Fertigkeiten im neuen Umfeld, sprich um Entwicklung der eigenen Kompetenzen. Wir bewegen uns also im entsprechenden Cluster „Entwicklung der eigenen Kompetenzen“.
HR als Dienstleistung im Unternehmenskontext lebt von den Beziehungen und dem Austausch untereinander. Eine elementare Rolle spielen die bereits im Team tätigen Wissensträger, sie kennen sowohl Arbeitsaufgabe, Prozesse, Umfeld und Herausforderungen.
Demzufolge erscheint es also nachvollziehbar eine Methode innerhalb des Clusters „Entwicklung der eigenen Kompetenzen“ zu wählen, die in jedem Fall die Entitäten Wissensträger aber auch Kompetenzen, Beziehungen, Wissensobjekte oder Prozesse einschliesst.
In Frage kommende Methoden könnten also sein: Lernpatenschaften (Wt, Bz, Ko), Wissensorientierte Mitarbeitergespräche (Wt, Pr, Ko) oder auch Lerntagebücher (Wt, Ko, Wo).
Wie geht es weiter
Nachdem in diesem Artikel die systematische Auswahl geeigneter Methoden erläutert wurde, werden wir perspektivisch einzelne Methoden des Wissensmanagements detaillierter vorstellen und zeigen, dass Wissensmanagement und Wissenstransfer nicht kompliziert sind.
„Wissen muss ständig vertieft, in Frage gestellt, und erweitert werden oder es geht verloren.“
Peter Drucker