Wissenslandkarten – die Kartographie des Erfahrungswissens
In einem Unternehmen ist enormes Wissen vorhanden. Expliziert ist es in Dokumentationen, Handbücher, ERP-Systemen, in Laufwerken, auf Sharepoint, in Firmenwikis… Aber da ist noch mehr: Erfahrungswissen ist selten expliziert, sondern liegt einfach in den Köpfen der Mitarbeiter. Da ist es in aller Regel auch am effizientesten. Aufgabe und Ausführung sind dicht beieinander, vieles läuft automatisiert ab, weil mich die Erfahrung gelehrt hat, wie ich die Aufgabe am effizientesten und effektivsten abarbeite. Doch mit Wissenslandkarten kann ich wenigstens eine Übersicht meines Wissens zeigen.
Nun ist es aber so, dass Mitarbeiter ab und an die Stelle wechseln, krank werden, eine Auszeit nehmen, in Mutterschaftsurlaub gehen. Und dann? Natürlich kann man auf das gute alte Übergabedokument zurückgreifen. Doch nützt das einem Stellvertreter oder einer Nachfolgerin wenig. Es fehlen die Zusammenhänge. Das Dokument ist linear geschrieben. Aufgaben stellen sich aber in den seltensten Fällen linear dar. Rollen schon gar nicht. Dafür gibt es Wissenslandkarten. Sie geben – wie der Name sagt – eine Übersicht über das Wissen einer Person oder einer Funktion. Sie vereinigen nicht nur Prozesse und Personen, sondern zeigen auch auf, wo Schwachpunkte liegen, wo Herausforderungen warten und woher diese Arbeitsstruktur kommt.
Wissenslandkarten können folgende Funktionen erfüllen:
- Sie erhöhen die Transparenz von Wissensbeständen.
- Sie ermöglichen das Auffinden von Wissensträgern oder -quellen. Somit können vorhandene Kompetenzen des Unternehmens besser genutzt werden.
- Sie zeigen aber auch Lücken im Wissen eines Unternehmens auf und sind dann Auslöser für die Generierung bzw. Beschaffung von Wissen und damit letzten Endes der Personalentwicklung.
- Sie erleichtern das Einordnen von neuem Wissen in bestehendes Wissen.
- Sie verbinden Aufgaben mit Wissensbeständen bzw. -trägern.
- Aufgaben können im Rahmen von Geschäftsprozessen entsprechend mit Wissensträgern verzahnt werden.
- Sie zeigen die notwendigen Stationen zur Wissensentwicklung im Unternehmen.
Tools zur Erstellung von Wissenslandkarten
Es gibt unterschiedliche Methoden, wie man eine Wissenslandkarte erzeugen kann. Sehr oft wird immer noch und gerade bei Teams, das Flipchart eingesetzt. Das ist sicher im Moment eine einfache (und gelernte) Methodik, aber keineswegs effektiv.
Bewährt haben sich dagegen Mindmaps. Diese lassen sich sowohl offline erstellen, als auch online ohne grosse Vorkenntnisse sehr gut bedienen. Auch gibt es einige kostenlose Tools wie beispielsweise Xmind, mit denen man gut übern kann. Ebenfalls bewährt hat sich die Vorgabe einer Struktur. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Struktur an organisationellen Themen (Führung, Projekte, Fachwissen, Netzwerk, etc.) orientiert oder an der Rolle (Historie, Aufgaben, Wissen).
Eine weitere Möglichkeit sind Visualisierungsprogramme wie Visio oder die Produkte von yED. Bei diesen Programmen lasst sich bei Bedarf auch eine eigene Vorlage erstellen, die aufs Unternehmen abgestimmt ist und damit einen übergreifenden Wissenstransfer erlaubt.
Ebenfalls gut eignen sich sogenannte Canvas. Dieses Tool wurde vor allem dank dem Business Model Canvas berühmt. Jedoch gibt es inzwischen auch Canvas, die sich mit Wissen beschäftigen.
Wenn Wissen kartografiert werden soll, spielt es erstmal keine Rolle, welches Tool zum Einsatz kommt. Softe Faktoren sind viel wichtiger: Gibt es ein klares Committment der Führungsebene? Werden die Voraussetzungen geschaffen, dass Wissensaufnahme gelingen kann? Sind die Rahmenbedingungen so ausgelegt, dass wirklich Zeit dafür zur Verfügung steht?
Tools sind Hilfsmittel, Werkzeuge, die wir für unsere Bedürfnisse nutzen. Das Bedürfnis heisst Wissen sichtbar machen und mit anderen teilen. Dann gelingt Weiterentwicklung.
