Wissenstransfer online – Die Digitalisierung hält Einzug

von | Wissensmanagement

Die Digitalisierung hat schon lange eine Relevanz für den Arbeitsalltag erhalten und nicht zuletzt die Einschränkungen der Corona-Krise haben die Unternehmen gefordert neue Wege zu gehen und sich diesen Herausforderungen zu stellen. Um den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten, war es notwendig, sich dem bislang Neuen und Unbekannten zu stellen.

Und ja, was für einige Unternehmen seit Jahren zum Geschäftsbetrieb gehörte, war für andere bislang undenkbar und mit Vorbehalten und Ängsten behaftet. Plötzlich war es, u.a. aufgrund der Abstandregelungen notwendig und zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Abläufe erforderlich Mitarbeiter sowohl online mit Kunden als auch online untereinander zu vernetzen. Was für einige Unternehmen unter Zwang begann, schafft nun neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Wissen wartet nicht

Traditionell fand der begleitete Wissenstransfer vor Ort beim Kunden statt. Online-Wissenstransfer war, wenn denn überhaupt, meist nur aus zeitlichen Gründen das Mittel zur Wahl.
Wissen ist ein heikles Gut, es wartet nicht und besitzt einen hohen unternehmerischen Wert. Transfercoaches, die den Wissenstransfer geregelt begleiten, gibt es nur in begrenzter Anzahl und wenn es sich bereits abzeichnet, dass es personelle Veränderungen geben wird kann ein Anreiseweg von der Ostsee nach Bayern sehr lang sein.

Auch wenn gefühlt durch Corona viele Räder stillstanden, bewegten sich Unternehmen und Mitarbeiter in ihren ureigenen Rhythmus aus Wechsel und Veränderung weiter, vielleicht langsamer aber trotzdem kontinuierlich. Menschen verließen Unternehmen, gingen in Rente, Unternehmen wurden veräußert, Mitarbeiter wechselten Positionen. Spätestens jetzt reifte in vielen Unternehmen die Erkenntnis, dass es nicht mehr möglich ist, sich dem Nutzen der Digitalisierung zu verschließen, sondern dass es darum geht, sich deren Vorteile zu eigen zu machen und gewinnbringend umzusetzen.

Online-Wissenstransfer in der Praxis

Auch ich wurde verstärkt nach Online Wissenstransfers angefragt und habe mein Portfolio entsprechend weiter ausgebaut.

Nach einer inzwischen zweistelligen Zahl von Online-Wissenstransfers konnte ich folgende Erkenntnisse sammeln und nunmehr folgendes Zwischenfazit ziehen:

Die Qualität eines Wissenstransfers leidet in keiner Weise dadurch, dass er online durchgeführt wird. Egal ob off- oder online ist es zwingend erforderlich, dass eine gute Beziehung zwischen Wissensträger und Transfercoach besteht – ein geschützter, vertrauensvoller Raum.

Um sich besser Kennenzulernen und den Termin optimal vorzubereiten gewinnt das Vorgespräch an Bedeutung. Es dient nicht nur dazu dringende Fragen zu beantworten und sich kennenzulernen, sondern hat indirekt auch den Nutzen, sich mit der verwendeten Technik vertraut zu machen. Für einige meiner Kunden war die Verwendung von Online-Meeting Tools technisches Neuland und bereits durch das erste Online-Vorgespräch konnten dahingehende Vorbehalte oder Ängste abgebaut werden.
Sofern sich Wissensträger und Wissensempfänger bereits kennen, was beispielsweise bei innerbetrieblichen Veränderungen der Fall sein kann, unterstützt dies den vertrauensvollen Austausch und das Gespräch entscheidend. Handelt es sich um einen Wissenstransfer im Rahmen einer Neueinstellung kann das Vorab-Kennenlernen auch mittels Videokonferenz erfolgen.

Normalerweise finden Offline-Wissenstransfers in sterilen Umgebungen eines Sitzungszimmers statt. Online befinden sich die Teilnehmer in ihrem gewohnten Umfeld, also entweder im Büro oder im Homeoffice. Die Erfahrungen zeigten, dass sie sich dadurch viel schneller im Arbeitsmodus befanden und die sonst übliche Anspannung deutlich reduziert war.

Eine weitere Erkenntnis ist, dass die Bedeutung des Tools klar überschätzt wurde. Viel wichtiger ist eine funktionierende und stabile Technik, auch ein größerer Bildschirm kann positiv unterstützen. Als Tools habe ich bislang Zoom, Cisco WebEx, Microsoft Teams und Skype for Business verwendet und jedes hat bestens für den Wissenstransfer funktioniert.

Werden Wissenstransfers offline durchgeführt treffen Mimik, Gestik und Stimme eine Aussage über den Verlauf der Gespräche. Bei ausgeschalteter Kamera entfällt diese Form des Feedbacks und der Coach muss sich allein auf die Stimme verlassen, um eine Rückmeldung über den Gesprächsverlauf zu erhalten. Eine laufende Kamera vereinfacht die Erfolgskontrolle.

Bildschirmarbeit ist anstrengend und nicht ohne Grund empfehlen Arbeitsmediziner regelmäßige Bildschirmpausen. Diese sollten unbedingt umgesetzt werden, um die Konzentration aufrechtzuerhalten. Der Erfolg des Wissenstransfers wird dadurch stark beeinflusst.

Das sagen die Kunden

Im Ergebnis fielen die Reaktionen durchweg positiv aus. Insbesondere die gesteigerte Flexibilität durch kurze Wege oder eben gar keine Wege fiel positiv auf. So musste beispielsweise der Termin für einen Transfer aufgrund Terminüberschneidungen umgelegt werden. Offline wäre dies ein erhöhter Aufwand gewesen und die erneute Terminfindung hätte sich erfahrungsgemäß verzögert, so war es unkompliziert möglich, einen neuen Termin zu finden.
Einige der Wissensträger hätten gern Einblick in ihren Arbeitsbereich gegeben. Dies und auch ein persönliches Kennenlernen findet leider keinen Raum im Online-Wissenstransfer, wirkt sich aber nicht nachteilig auf den Erfolg aus.

Das Fazit

Als Fazit können sowohl ich, als auch meine Kunden festhalten, dass Online-Wissenstransfers eine sehr gute Alternative sind. Ich habe mein Portfolio dauerhaft um diesen neuen Bestandteil erweitert und freue mich darauf, gemeinsam mit meinen Kunden, weitere erfolgreiche Wissenstransfers durchzuführen um der wertvollen Ressource „Wissen“ ausreichend Aufmerksamkeit widmen zu können.

Silvia Schorta
Mit ihrem breiten Erfahrungshintergrund unterstützt sie Unternehmen in der digitalen Transformation und der Wissensarbeit, coacht Wissenstransfers und begleitet Kulturveränderungen. Sie liebt die Berge und das Meer.
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